ÍNDICE

1. PRESENTACION

El presente documento es un libro blanco sobre la gestión de entidades empresariales sin ánimo de lucro. Concretamente, la intención de este es dar una visión lo más clara y concisa posible de la organización, formas de trabajo y directrices que sigue la Unió Gremial con la finalidad de defender y apoyar a las pequeñas y medianas empresas de la Comunidad Valenciana, así como a los profesionales autónomos y sus intereses.

Asimismo, con la intención que sean mejorables, flexibles y abiertos a posibles adaptaciones en función de las diferentes situaciones a lo largo del tiempo. También se pretende que sirva como experiencia aplicable en aquellas entidades asociadas o amigas que quieran aplicarlos y seguirlos en sus propios colectivos.

1.1 INTRODUCCIÓN

La Unió Gremial es una entidad sin ánimo de lucro que se fundó en el año 1913 fruto de la necesidad de defender los intereses de los gremios profesionales, del comercio y de la industria valenciana frente al proteccionismo y la política arancelaria.

A lo largo de su historia desde Unió Gremial se ha trabajado, y se continúa haciendo, desde 1978, para mejorar y reforzar el tejido comercial valenciano respetando el modelo tradicional, pero haciendo frente a los nuevos retos que plantea el mercado global con el nuevo siglo XXI, la digitalización y la amenaza de la competencia de las grandes corporaciones.

Para conseguirlo, se ha apostado por el asociacionismo como forma de potenciar el grado de competitividad del pequeño comercio y lograr avances y beneficios mayores.

Actualmente cuenta con 86 entidades asociadas y funciona como instrumento interlocutor entre estas y las administraciones públicas y demás agentes sociales en cualquier ámbito.

1.2 OBJETIVOS

Los objetivos de Unió Gremial son los siguientes:

– La representación exclusiva y la defensa y promoción de los intereses profesionales de las personas, de las empresas, de departamentos ejecutivos, técnicos y laborales en cuanto participan en la dirección, en el trabajo y en la ejecución. Y más concretamente, la defensa y promoción de los intereses profesionales de las pequeñas y medianas empresas del comercio valenciano y los gremios tradicionales, así como proporcionarles los recursos necesarios para mejorar su competitividad.

– La participación en la gestión, responsabilidades y resultados de las actividades de nuestros asociados y, a través de las autoridades pertinentes, en las tareas comunitarias de la vida política, económica y social, sirviendo de cauce, con arreglo a las Leyes y disposiciones correspondientes, a la actuación de las personas empresarias, técnicas y personal laboral:

1. en las instituciones públicas representativas.

2. en el estudio y propuesta de los objetivos de la política social, cultural y económica, colaborando en la realización de estos.

3. en los órganos de la Administración encargados del estudio y formulación de los planes y programas de desarrollo económico y social, así como en la vigilancia de su ejecución.

4. en los demás órganos consultivos y de gestión con representación social.

1.3 PRINCIPIOS BÁSICOS

Los principios básicos en los que se inspira Unió Gremial se corresponden a los recogidos en el Boletín Oficial del Estado (BOE) en el documento BOE-A-1971-230, y que están estipulados para organizaciones de esta misma naturaleza y de los propios estatutos de las diferentes entidades. Son los siguientes:

1. El de unidad, en razón a la consideración institucional de Unió Gremial como Entidad natural de la vida social y estructura básica de la comunidad nacional, integradora de los factores de la producción.

2. El de generalidad, respecto a la incorporación de todos los españoles que participan en el proceso productivo, sin discriminación alguna por razones de sexo, raza, religión, ideología o de cualquier otra clase, con plenitud de derechos y deberes inherentes a la condición de la persona sindicada.

3. El de representatividad a través de órganos electivos en los que la voluntad de la entidad y sus asociados y la delegación conferida por éstos garanticen el autogobierno en democracia orgánica gremial.

4. El de autonomía institucional y funcional con facultad normativa, de la Organización Gremial, las asociaciones y demás Entidades asociadas, en sus respectivos ámbitos, instancias y competencias, dentro del orden establecido en la presente Ley.

5. El de asociación, dentro de cada Gremio o entidad asociada, de las personas empresarias, técnicas y laborales para la defensa de sus intereses peculiares.

6. El de participación en las tareas comunitarias de la sociedad y del Estado, orientadas a garantizar la presencia de la entidad en las instituciones y organismos de la vida política, económica y social, desde la Empresa hasta los de decisión superior.

7. El de libertad de actuación de las personas empresarias, técnicas y trabajadoras en las tareas de Unió Gremial y en las de carácter general que el cauce de la Organización facilite.

1.4 VALORES

Los principios en los cuales se asienta la cultura de la empresa se pueden resumir en los siguientes valores:

1. Confianza: establecer relaciones entre los miembros de la organización que permitan que la comunicación sea dinámica y fluida, contribuyendo a crear un buen ambiente de trabajo que repercuta en una mayor productividad, trabajo en equipo y decisiones colegiadas.

2. Transparencia: mostrar una imagen fiel a la realidad de la gestión empresarial que se realiza en la entidad. Además, aunque no toda la información corporativa puede hacerse pública, Unió Gremial si que permite que ésta esté accesible y disponible para ser consultada y utilizada por todos sus miembros siempre y cuando se haga un uso responsable de la misma.

3. Responsabilidad: compromiso social y comunitario no sólo con las personas asociadas sino también con la sociedad, actuando de forma responsable y cumpliendo en todo momento con las obligaciones.

4. Trabajo en equipo: se le da especial importancia a las sinergias y los beneficios que se pueden obtener de estas frente al individualismo.

5. Disponibilidad al cambio: disposición a adaptarse a los cambios del entorno y sus necesidades como único medio de avanzar y progresar.

6. Capacidad de autocrítica constructiva: capaz de evolucionar y adaptarse con los cambios en el tiempo y en los procedimientos necesarios en cada momento.

1.5 DERECHOS Y DEBERES

Los derechos y deberes de Unió Gremial están recogidos en el BOE (BOE-A-1971-230) y en los propios estatutos y reglamentos de cada entidad, donde se describen los mismos para entidades de esta naturaleza.

Los asociados a Unió Gremial tienen derecho a:

1. Elegir y ser elegidos para puestos de representación y cargos directivos sindicales.

2. Ejercer la representación que en cada caso se les confiera.

3. Promover, dentro de los términos de esta Ley_, la constitución de las Asociaciones y adscribirse o separarse libremente de las ya constituidas.

4. Informar y ser informados oportunamente de las actuaciones y vida de la Entidad o Entidades sindicales de que formen parte y de las cuestiones que les afecten.

5. Intervenir en la forma que reglamentaria o estatutariamente se determine, en la gestión económica y administrativa de la Entidad como en los Servicios, Obras e Instituciones sindicales.

6. Expresar libremente sus opiniones en materia y asuntos de interés sindical y formular propuestas y peticiones a sus representantes, conforme a las normas que al efecto se establezcan por la Organización Gremial.

7. Utilizar los servicios técnicos de protección y asesoramiento de carácter profesional, económico y social, y los de las Obras e Instituciones sindicales.

8. Reunirse para tratar asuntos en que la Entidad Gremial o asociación a que pertenezcan tenga interés directo, en el adecuado local del gremio o de la Empresa, y con sujeción a las normas reglamentarias que regulen el ejercicio de este derecho.

9. Ejercitar las acciones y recursos a que haya lugar en defensa de sus derechos sindicales e instar a la Entidad Gremial (en este caso, a Unió Gremial) que interponga las acciones y recursos oportunos para la defensa de los intereses profesionales, cuya representación tenga encomendados.

En cuanto a los deberes que tienen los asociados, y que también se recogen en este mismo apartado, son los siguientes:

1. Participar en la elección de representantes y dirigentes sindicales.

2. Ajustar su actuación a los principios básicos en que se inspira la Organización Sindical Española.

3. Cumplir los acuerdos sindicales válidamente adoptados por las organizaciones profesionales, Sindicatos y otros órganos de composición y coordinación en que estén representados.

4. Respetar la libre manifestación de pareceres y no entorpecer directa o indirectamente las actividades de las Entidades sindicales.

5. Facilitar información solvente y responsable sobre las cuestiones que no tengan naturaleza reservada, cuando les sea requerida por la Entidad de que tomen parte.

6. Satisfacer las cuotas sindicales que con carácter general se establezcan y contribuir al sostenimiento de las Entidades y Asociaciones de que sea miembro.

2. ORGANIGRAMA RADIAL DE LA ENTIDAD

3. MÉTODOS

Respecto a los métodos de trabajo, todas las tareas de la entidad se realizan desde la oficina, donde el personal técnico acude a ejercer sus funciones diariamente y donde cuenta con todas las herramientas y medios necesarios para desempeñar sus cometidos de la manera más eficaz posible.

Cada técnico cuenta con un ordenador propio desde el que trabajar, conectado a un servidor común, lo que permite que todos ellos tengan acceso a la misma información de forma rápida, cómoda y sencilla. Esto permite la agilización de la realización de tareas, una mejor comunicación y una mayor coordinación del trabajo.

Por otra parte, para redactar documentos, bases de datos y demás, se utiliza el paquete de programas de Microsoft Office. Además, para temas de contabilidad y auditoría se utiliza el programa Factusol, que permite llevar un registro bastante detallado de las facturas emitidas y facturas pagadas por la entidad, entre otras cosas.

Por último, a parte de las tareas a realizar desde la oficina, es muy importante ofrecer un trato personalizado a los asociados. Para ello, se pone a su disposición un número de teléfono, desde el cual cualquiera de los técnicos atenderá y resolverá sus dudas, consultas o problemas. No obstante, también se les ofrece la posibilidad de acudir directamente a la sede y reunirse allí con alguno de ellos si así lo prefiere.

De relevante uso son las nuevas tecnologías en general y las digitales en particular como el correo electrónico, whatsapp o reuniones virtuales múltiples vía Skype y aplicadas al teletrabajo, que han sido de eficiente resultado en diferentes momentos, y especialmente a lo largo del confinamiento y suspensión de actividades con motivo del COVID19.

Fundamental ha sido también el sistema de grupos y equipos de trabajo, específicos o generales, con un flujo de información y transparencia de método que facilita que todos los integrantes tengan el mismo nivel de información y participación, pudiendo así realizarse y apoyarse en total flexibilidad y eficacia la gestión de los asuntos.

4. RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA (RSC) Y BUENAS PRÁCTICAS

La Responsabilidad Social Corporativa (RSC) es una determinada forma de actuación que adoptan las empresas basada en gestionar los posibles impactos que su actividad puede ocasionar tanto en su entorno más cercano (clientes y empleados) como en el entorno que le rodea (sociedad y medio ambiente).

Unió Gremial es consciente de la responsabilidad que tienen y deben asumir sus entidades y empresas federadas, por ello, ha colaborado con la fundación para la ética en los Negocios y las Organizaciones (ÉTNOR) y la Consejería de Comercio se ha promovido los estudios “Una aproximación ética al comercio valenciano” (2008) y “Propuestas para el desarrollo del comercio ciudadano” (2010).

Además, también son conscientes de su propia responsabilidad y por ello se llevan a cabo una serie de iniciativas:

• Digitalización de toda la documentación que utiliza la organización, siempre que sea posible, con el objetivo de reducir al máximo el consumo de papel.

• Control minucioso de la cantidad de material que se envía a las asociaciones para intentar que no haya excedente y realizar un consumo responsable de los recursos.

• Reutilización y reciclaje de las cajas de cartón de las que dispone la entidad y con las que se realizan los envíos a las asociaciones, tratando de alargar su vida útil el máximo posible.

• Fomentar e impulsar políticas de sensibilización con el medio ambiente, como por ejemplo el reparto de bolsas reutilizables entre sus comercios asociados.

• Facilitar a las personas trabajadoras la conciliación de la vida laboral y familiar con una serie de medidas que se detallaran más adelante, en el punto 6.

• Fomento de la cooperación al desarrollo en todos los sectores y niveles.

• Favorecer acciones de coordinación y participación de todos nuestros asociados.

• Fomentar y establecer el uso del valenciano, en normalidad y cumpliendo las leyes de nuestra autonomía.

5. POLÍTICA DE IGUALDAD

En Unió Gremial se apuesta desde siempre por alcanzar ya no solo la igualdad en todos sus ámbitos, sino la equidad, es decir, que todos sus trabajadores tengan un trato igualitario, pero teniendo en cuenta las particularidades de cada persona. Permitiendo de esta forma ofrecer a cada persona trabajadora posibilidades de desarrollo específicas a su perfil tanto profesional, así como en el personal.

A lo largo de los años se han ido tomando una serie de medidas que han permitido alcanzar en la organización la igualdad de trato y oportunidades entre hombres y mujeres, así como la eliminación de cualquier discriminación por razón de sexo o cualquier otro motivo, como la edad o la etnia, que pudiera existir.

Actualmente, se puede apreciar la diversidad que existe en la entidad, desde los técnicos que trabajan el oficina, hasta las personas que conforma la Junta Directiva.

6. CONCILIACIÓN DE LA VIDA LABORAL Y PERSONAL

Como ya se ha mencionado anteriormente, uno de los valores de la entidad es conseguir que el personal laboral y general puedan lograr una adecuada conciliación entre su vida laboral y personal. Para lograrlo, desde Unió Gremial se ha apostado por instaurar la jornada continua y se trabaja de lunes a viernes. De esta forma, el empleado realiza su jornada de trabajo sin interrupciones, más allá del descanso mínimo necesario, lo que le permite cerrar la oficina como máximo a las seis de la tarde y tener el resto del día libre para dedicarlo a la vida familiar o incluso académica.

Además, el horario es flexible y en caso de que fuera necesario por cualquier motivo puntual, el personal empleado puede proponer y acordar una modificación acorde a sus necesidades y con los niveles superiores de la organización.

Por otra parte, si fuera necesario acudir a algún evento o realizar algún tipo de servicio que este fuera del horario habitual que realiza, se pactará con las personas del equipo el cambio de horario de esa jornada, de manera que la vida personal de éste no se vea afectada y quede debidamente conciliada.

Respecto al personal en prácticas, al comienzo de éstas se concreta con él/ella el horario que más le convenga, de forma que pueda cumplir con las horas y los contenidos estipulados por la Universidad y a la vez, atender también el resto de las actividades académicas que sean necesarias.

7. TRANSPARENCIA E INFORMACIÓN DEL FUNCIONAMIENTO

Como ya se ha nombrado, la transparencia es uno de los valores en los que se basa la organización. Unió Gremial es una entidad que depende económicamente (en un 60% aproximadamente) de las subvenciones o convenios recibidos por la Generalitat Valenciana y, por tanto, cumple con la ley de transparencia que aparece en el BOE-A-2013-12887.

La cantidad que recibe como subvención es un información pública que puede ser consultada por cualquier ciudadano en el portal de transparencia o el DOGV anual. Para justificar la correcta utilización que se hace de estos recursos económicos, Unió Gremial exige y guarda, tanto de forma física como digital, todas las facturas y justificantes de pago que se realizan. Además, lleva un control exhaustivo de los mismos a través de cuentas justificativas y del programa de contabilidad Factusol. Luego, toda esta información es proporcionada a una auditoría externa e independiente que se encargará de vigilar y de realizar los informes y documentos contables que sean necesarios.

Todos estos datos, siempre respetando los límites al derecho de acceso, están disponible para ser consultados por toda persona que lo desee.

Y, por otra parte, como ya se ha mencionado en apartados anteriores, dentro de la organización las personas y entidades pueden acceder y consultar cualquier tipo de información que deseen sin restricciones.

8. APROXIMACIÓN AL MÉTODO DE TRABAJO REALIZADO

Unió Gremial dispone de dos oficinas situadas muy próximas entre ellas y ubicadas en el centro de Valencia. La primera y principal está situada en la calle Navellos, 14, entresuelo, de Valencia. Corriendo su atención a cargo de tres personas laborales y una en determinados periodos de prácticas, ONG y cualquier tipo. Aquí se realizan las principales reuniones, así como las Juntas Directivas. Además, sirve de sede social a la Asociación de Trabajadores Autónomos (ATA) y como hotel de entidades a otra docena de gremio y asociaciones propias.

En cuanto a las personas técnicas, a pesar de realizar un trabajo de equipo, cada una de ellas está especializada en un área concreta, de manera que se asegura cubrir y poder satisfacer cualquier necesidad que puedan tener los asociados. Concretamente los departamentos son: administración y marketing, contabilidad y fiscalidad, y comunicación y captación. Las personas en prácticas sirven de apoyo y coordinación entre los técnicos y sus respectivas labores, pudiendo participar en la realización de cualquiera de ellas.

La segunda oficina mencionada, se sitúa en la calle Conde Olocau, 1, bajo, de Valencia. Se utiliza principalmente como centro múltiple de formación, reuniones y distribución de materiales, y está a disposición de todas las entidades para la celebración de los actos requeridos.

9. DECISIONES COLEGIADAS Y ACORDADAS A TODOS LOS NIVELES

Respecto al tema de las decisiones que se toman en la entidad, estas deben comunicarse a todo el personal y han de ser transparentes, dialogadas y consensuadas por la Junta Directiva, la cual se reúne una vez al mes y está formada por el organigrama de presidencia, vicepresidencias, tesorería, secretaría y vocalías; así como por la asistencia del personal de la casa y las personas invitadas dado su carácter de Junta directiva abierta y dialogante.

Concretamente, para la toma de decisiones económicas en el día a día, se sigue una directriz por la cual cada una de estas decisiones ha de ser supervisada y aprobada mediante firma por 2/3 del personal técnico y por 2/3 del personal directivo con responsabilidad en cargo o en materia determinada en estatutos de la entidad y que en el caso de disponibilidad de fondos económicos puedan estar habilitados y autorizados en las cuentas bancarias al efecto.

En Unió Gremial no se realizan cobros por caja, todo se mueve por cuentas corrientes o, en su caso, giros bancarios en aras al sistema de gestión y transparencia escogido. No obstante, cuenta con un sistema de caja en el cual fluye un saldo mensual de 500€ para cargos o pagos que lo necesiten por su carácter en efectivo.

Por otra parte, en los sistemas y decisiones colegiados se evita tener que buscar votaciones que en su caso solo nos abocarían, como en situaciones históricas, a profundizar en divisiones y situaciones extremas o radicales de posicionamiento frentista. Así mismo, en los casos preceptivos estatutarios o que vienen referidos o afectan a determinadas personas, se hacen en votación secreta. Por eso reiteramos que la toma de decisiones tiende a la colegiación de cada órgano en su caso: Asamblea General, consejo de Representantes, Junta Directiva, Comisión de campañas, comisión de Ecomerç, Comisión de relaciones institucionales, Comisión de convenios colectivos y las comisiones técnicas que en cada caso se constituyen o generan. Sin perder el criterio de información general y de decisiones de 2/3 de las personas implicadas en el equipo correspondiente.

Con todo lo mencionado, se pretende fomentar la participación, la transparencia, la buena gestión y la interacción asociativa como medio de llevar a cabo los objetivos que se plantean.

10. INSTRUMENTOS DOCUMENTALES

Para apoyar y ser fuente de consulta, el sistema requiere de unas fuentes documentales que aseguran el mantenimiento y seguimiento del proceso. Así para que quedo constancia de los debates, proyectos y objetivos del trabajo global.

• Estatutos y reglamentos de funcionamiento oficial.

• Reglamentos determinados de funcionamiento y Libro Blanco.

• Plan de igualdad.

• Plan de relaciones laborales.

• Plan de protección de datos.

• Libro de estilo lingüístico.

• Actas oficiales de junta directiva, consejo de representantes y asamblea general.

• Memorandums de las reuniones y acuerdos de las comisiones de trabajo. No solo las internas, sino también las producidas con colaboradores, empresas e instituciones externas.

• Libro de seguimiento de tareas anuales, carpetas de trabajo y consultas.

• Protocolo de documentos económicos y contables. Aprobación de presupuestos, cumplimiento de solicitud de ofertas, juntas de contratación en requerimiento por la normativa de convenios con la Generalitat Valenciana.

• Seguimiento de procedimientos con el auditor externo.

11. CONCLUSIONES

Como conclusión de este Libro Blanco abierto de Unió Gremial, se expone que lo que pretendemos con esto es explicar que la puesta en práctica de este sistema es posible. Este método, desde el año 2005 y mediante las actualizaciones requeridas en cada momento, han permitido a Unió Gremial superar todos los obstáculos internos y externos hasta alcanzar la buena situación en la que se encuentra actualmente.

Nos gustaría que sirviera para motivar a las entidades asociadas a que adopten este sistema que representa un modelo que constantemente está en proceso de mejora y adaptación, caracterizado por la motivación de seguir creciendo y que nos ha dado las claves del éxito actual.